Diez consejos para gestionar mejor el correo electrónico.

Uno de los principales retos en muchos trabajos reside en manejar grandes cantidades de datos y no caer en el desorden y la ineficacia, ya que hoy en día podemos acceder con facilidad a todo tipo de informaciones a través de las nuevas tecnologías, pero esto puede llevarnos a acumular información sin criterio y a perder tiempo a la hora de gestionarla.

Con el fin de ayudar en esta tarea, Randstad ha elaborado una lista con diez consejos para gestionar mejor el correo electrónico:

1. No comprobar el correo cada pocos minutos. Si no estás mirando constantemente si han entrado nuevos mensajes, serás mucho más eficaz y estarás más centrado en el trabajo que desarrollas. Con este objetivo, desconecta el aviso automático de entrada de nuevos mensajes.

2. Utiliza las carpetas. La mayoría de los programas de e-mail permiten crear carpetas y subcarpetas para clasificar el correo. Esto, por norma general, hace que encontrar los mensajes que buscas sea después mucho más sencillo.

3. Contesta a unas horas específicas. Para ello, márcate intervalos de unas dos horas para ir respondiendo a los mensajes.

4. Haz plantillas. Si tu programa de correo electrónico permite elaborar plantillas, aprovéchalo. Con esto te ahorrarás mucho tiempo para aquellas respuestas que requieren la misma información o similar de forma habitual.

5. Cortar, copiar y pegar. Unas de las herramientas más poderosas y sencillas de usar que ofrecen los sistemas operativos actuales son las relacionadas con la edición no lineal, lo que se traduce en cortar texto o datos y pegarlos en una parte u otra de un documento u otro, jugando con los datos sin riesgo de tener que elaborar todo de nuevo o perder la información, ahorrando así tiempo de mecanografía.

6. Marca con una bandera los mensajes que son asuntos pendientes. Aunque en ocasiones te parezca que la cantidad de mensajes marcados con banderas te supera, ésta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de los mensajes que requieren mayor atención pero que no pueden ser atendidos en el momento. 

7. Establece reglas. Muchos programas de e-mail permiten clasificar automáticamente el correo electrónico según entra. Esto es posible gracias a una serie de criterios que establece el usuario del programa, basados en el contenido, la dirección de correo electrónico del remitente, la dirección a la cual es enviado, etc. 

8. Elimina a discreción. No hay nada que deje más limpia y libre tu bandeja de entrada que suprimir el correo electrónico que no necesitas.

9. Examina y organiza también tu carpeta de elementos enviados. De los mensajes enviados de los que necesites guardar una copia, hazlo por receptor o por fecha de envío.

10. Personaliza tu programa. La mayoría de las personas explotan sólo entre el 20% y el 30% de las posibilidades que ofrecen los programas de e-mail.

(Leído en Que)

Un comentario

  1. […] El error en los tiempos de la comunicación corporativa se debe a un problema de perspectiva, pero este a su vez se justifica en lo que podríamos llamar el mito de la inmediatez y que podemos definir como la falsa creencia de que el mejor tiempo para la comunicación es el más corto, el de la instanteneidad. Ello se debe, sin duda, a ciertos vicios heredados del Periodismo, disciplina en la que el valor de la inmediatez temporal ha sido el más alto posible, hasta que se han empezado a tener en cuenta otras cuestiones relacionadas con el análisis de los hechos y su interpretación. Esta herencia periodística, además, se ha visto amplificada por las posibilidades de comunicación instantánea que brindan las nuevas tecnologías, y que rompen definitivamente las barreras espacio-temporales de la comunicación. En algunos casos, la tecnología, en lugar de beneficiarnos, nos ha hecho aún más esclavos de ese mito de la inmediatez. El ejemplo más claro, sobre todo en el campo de las organizaciones, es el uso del correo electrónico, una herramienta que se concibió para acelerar la comunicación postal pero no para llegar a la reacción instantánea en la que algunos quieren vivir. La sobrecarga de correos y su constante afluencia a nuestros correos de entrada están generando grandes problemas de tiempo, ya que el email está ampliando la concepción de las urgencias comunicativas. Para hacer frente a esta situación, y también porque se lo prometí a mis compañeros del Servicio de Comunicación y Publicaciones de la Universitat Jaume I, os ofrezco aquí mi particular decálogo para ser evitar que el correo electrónico ocupe todo nuestro tiempo de comunicación a partir de unos consejos de la consultora Randstad y que descubrí en ALC Liderazgo y gestión. […]

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