Comunicación

¿Cómo reportar información?

Estamos acostumbrados a dedicar bastante tiempo a extraer información de todos los informes que nos llegan y después a adaptarlos  para elaborar nuestros propios gráficos, tablas, etc.

No contentos con esto, cogemos todos estos gráficos, tablas  y demás nos ponemos a hacer otro análisis para detectar las desviaciones que se producen contra los objetivos marcados. Llegados hasta aquí a un  podemos hacer un nuevo análisis para las estimaciones de venta del siguiente período. 

Con todo esto seguro que estaremos más preparados para hablar sobre las decisiones que deberíamos o no deberíamos haber tomado que para tomar decisiones.

En su momento C&L (hoy PwC), enumeraba las siguientes cualidades que debemos exigir a la información que recibimos  como responsables de un equipo:

  • Fácil de usar y presentada de una manera atractiva.
  • Rápida y con calidad de reporting.
  • Eficaz en el análisis de información.
  • Breve y relevante, con los indicadores de actividad identificados.
  • Facilidad para detectar desviaciones.
  • Posibilidad de profundización en el detalle de información.
  • Capacidad de presentación gráfica.
  • Con capacidad de conexión a otras fuentes.

En definitiva, un sistema de información debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse con rapidez y eficiencia a los cambios que se producen en los objetivos y en el entorno . Por eso se puede decir que las características que definen la información debería ser consistente, relevante y global.

6 comentarios sobre “¿Cómo reportar información?

  1. INFORMACIÓN ÚTIL PARA LA TOMA DE DECISIONES ACERTADA (VRF)
    NOTA DE VRedondof :
    Articulo elaborado por mi en 1994 para definir conceptos en LOS CUADROS DE MANDOS

    INFORMACIÓN ÚTIL PARA LA TOMA DE DECISIONES ACERTADA. (VRF)

    Hoy quería definir CONCEPTOS y aclarar IDEAS a propósito de ese tipo de INFORMACIÓN.

    INFORMACION ESTERIL
    Empiezo por poner nombre a una INFORMACIÓN que NO SIRVE o NO HA SERVIDO para la toma de DECISIONES y la he llamado ESTÉRIL.
    Por lo tanto UNA INFORMACIÓN ESTÉRIL es aquella “que no da fruto”, “que no produce Provecho” (Sin.=INUTIL,IMPRODUCTIVO)

    INFORMACION NEGLIGENTE.
    ADEMÁS quiero también ponerle un “grado” a ese tipo de información ESTÉRIL y LA DEFINO COMO NEGLIGENTE a toda información que además de ser ESTÉRIL PROVOCA o a PROVOCADO decisiones DESACERTADAS.

    Dos ideas de mi propia cosecha a propósito de la INFORMACIÓN :

    “Es peor una información EXCESIVA , DESORDENADA Y DESORGANIZADA ,
    que el no tenerla”(VRF)

    “El EXCESO de INFORMACIÓN BLOQUEA E INSENSIBILIZA”(VRF)

    17 ATRIBUTOS QUE TIENE QUE TENER LA INFORMACIÓN para considerarse “ÚTIL PARA LA TOMA DE DECISIONES ACERTADAS”

    1 -Tiene que ser ORDENADA (colocada en el lugar que le corresponde)

    2 -Tiene que ser ORGANIZADA (establecer , sujetándola a reglas en numero, orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de componerla)

    3 -Tiene que ser OPORTUNA (que se hace cuando conviene)

    4 -Tiene que ser DINÁMICA (Relativa al movimiento para ver tendencias, propensión , inclinación)

    5 -Tiene que ser EQUIVALENTE (igualdad en el valor , estimación, potencia en 2 o mas cosas)

    6 -Tiene que ser RELACIONABLE (Correspondencia de una con otra para descubrir diferencias)

    7 -Tiene que ser COMPARABLE ( Fijar la atención en 2 o mas conceptos para descubrir diferencias)

    8 -Tiene que ser SINTÉTICA (Composición de un todo por la reunión de sus partes)

    9 -Tiene que ser HOMOLOGADA (Equiparada, puesta en relación de igualdad y semejanza)

    10 -Tiene que ser IMPRESCINDIBLE (dícese de aquello de lo que no se puede hacer abstracción)

    11 -Tiene que ser INDISPENSABLE (que no se puede excusar)

    12 -Tiene que ser PRECISA (puntual , exacta) (ni mas, ni menos , la justa)

    13 -Tiene que ser NECESARIA (que hace falta para un fin)

    14 -Tiene que ser CÓMODA (conveniente, oportuna, acomodada, fácil, proporcionada)

    15 -Tiene que ser MANEJABLE (que se maneja fácilmente)

    16 -Tiene que ser ESENCIAL (lo permanente e inevitable)

    17 -Tiene que ser ESTÉTICA ( bien presentada ) (artística, de bello aspecto)

  2. Al margen de tus consejos y de los de Vredondof… Muchas empresas todavía tienen formatos para casi todo: memos, propuestas, reportes etc. en los que se parecia la falta de modernidad y el exceso de romanticismo; pues casi que no se cumple ninguno de los parámetros sugeridos por vosotros. Me refiero a las multinacionales. Y por las experiencias y peleas que he tenido al respecto, la cosa no parece cambiar.
    SM

  3. Senior,
    trabajando en multinacionales me he dado cuenta que tan malo es no tener información suficiente como estar saturado de información que hay que volver a analizar y presentar.
    He tenido la oportunidad de observar a compañeros que hacian bueno aquello de “parálisis por exceso de análisis”.

    Un saludo.

  4. Alfredus te mandaste con esta entrega, generalmente no se toca el punto de la presentación de info, porque se asume que se debe de saber como pero muchos gerentes, te lo digo por experiencia en varias empresas no saben ni siquiera presentar un cuadro de resultados, ahora te podras imaginar cuando le pidan indicadores o un plan para apoyar la estrategia.

    Excelente entrega como nos tenes acostumbrados

  5. wirwin,
    gracias por psarte por el blog y dar tu opinión.

    Es cierto que hay muchas personas en niveles de gerencia que no saben presentar la información y muchas veces es casi mejor no tener la información que tenerla tan mal presentada que nos lleve a tomar acciones equivocadas.

    Un saludo.

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