¿Es sencillo gestionar nuestro tiempo?

Parece sencillo esto de hablar de gestionar el tiempo, lo complicado es aplicarse el cuento y para mi ha sido y es una de las habilidades más importante del liderazgo.

Una gran parte de de las cosas que  pasan en el día a día que afecta a nuestro trabajo y al trabajo de los demás son consecuencia de una mala gestión del tiempo.  Sólo hay que pensar como se nos alarga la jornada laboral porque se nos acumulan los temas y nos vemos obligados a tomar decisiones cada vez más precipitadas.

Esa sensación (muchas veces una realidad) de llegar tarde a muchos sitios en el mejor de los casos y de tener que cancelar reuniones o entrevistas en el peor. Nos sentimos que no llevamos las riendas de nuestro caballo, no controlamos, actuamos como a impulsos y en la mayoría de las veces sentimos ser “empujados” por otros.

Los problemas de fondo o los proyectos importantes se tratan indebidamente lo que provoca un aumento de los incidentes y conflictos dentro de nuestro equipo, de nuestro departamento, con los clientes  que muchas veces intentamos superar con decisiones cada vez más precipitadas y que a su vez nos generan más problemas  no sólo dentro del ámbito laboral sino también cambios de caracter, agresividad, nervios, fatiga, ansiedad y estamos a un paso del estrés.

Si estamos liderando un equipo no podemos permitirnos gestionar  nuestro tiempo de una manera deficiente por que  lo que contagiamos es nerviosismo a nuestros colaboradores, desorganizamos el trabajo, degradamos el clima laboral y el espíritu de equipo. Pero no sólo esto, la mala gestión del tiempo evoluciona hacia una mala comunicación con las personas que forman nuestro equipo porque por no tener tiempo, no lo tenemos ni para escuchar (algo básico en la comunicación) porque nuestros contactos con los colaboradores se hacen más superficiales y más distanciados en el tiempo.

La falta de información empieza a hacer mella en los resultados del equipo y empieza a producirse descoordinaciones en el trabajo que degenera en orientaciones o directrices mal definidos y con modificaciones frecuentes del trabajo.

Una mala planificación de nuestro tiempo anula nuestras habilidades asertivas, nuestros esfuerzos por desarrollar la empatía y en definitiva “cortocircuitando” el buen hacer del equipo.

He hablado de  de los cuatro pasos para no perder el tiempo en este post que pasaban por:

1. Planificar.
2. Priorizar.
3. Ordenar
4. Hacer Seguimiento.

Si quieres empezar ya a organizar tu tiempo anótate estas normas para programarlo:

• Al inicio de cada jornada realiza un programa de trabajo.
• Las actividades que vas a realizar prográmalas en función de los objetivos a conseguir.
• Tu programa debe girar en torno a los asuntos esenciales pero con cierta flexibilidad para poder abordar algún tema no previsto.
• Debes acompasar  tu actividad, en la medida de lo posible, a tus ciclos corporales.
• Si puedes, lo ideal es agrupar acciones y asuntos relacionados.
• Pon a la vista tu programa de actividades diarias.
• A las tareas importantes debes dedicarles tiempo de calidad.
• Unido a lo anterior, asegúrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente.
• ¡Importante!, dedica tiempo a pensar.

Lo que está claro es que no hay ni habrá un sistema único para planificar el tiempo pero si podemos desarrollar nuestro propio sistema de administración de nuestro tiempo. ¿Cómo podemos fabricar nuestro sistema personal?…., veamos la propuesta de  José Mª Sanchís de cibermanagement recogida por LaFlecha:

• Durante una semana anota en que consumes tu tiempo.
• Jerarquiza tus actividades empezando por lo más importante

Yo añadiré que jerarquizar es fundamental por nuestra tendencia a empezar por tareas fáciles de realizar, por las más agradables, las más cortas o las que conocemos mejor que, en cualquier caso no tiene por que ser importante y, como no, está también irnos de cabeza a hacer lo primero que nos han pedido o lo último sin valorar si merece nuestra atención inmediata por su importancia o no.

• Cuando decidas empezar una tarea termínala.
• Delega, delega y delega.

Como apunte personal añadiré que  inviertas tiempo en enseñar a tus colaboradores como se hacen ciertas cosas y después  no te obsesiones, confia en tu equipo y da por bueno que no lo hagan como tú y que se resuelvan las cosas de manera distinta. No es necesarío encorsetarse en reglas que estan para romperse y tener mejores resultados. Lo bueno que es tu equipo es lo bueno que eres tu y no al reves.

• Di no, con una sonrisa pero di no y si no eres capaz de hacerlo aprende es vital.
• Planifica tus tareas.

Cuando se habla de planificar yo siempre digo que los 20 minutos más rentables del día son los que dedicamos a planificar el trabajo del día.

• Reserva tiempo para tus relaciones personales, familiares, para tus amigos.
• No te agusties si todo el plan se esfuma, desconecta y vuelta a empezar.

Desde esta perspectiva comencé a escribir este post porque en dos días todo lo planificado se fue  complicando de tal manera que ya no sabia por dónde tirar y con esa sensación de que algún canalla me estaba robando el mes de abril así que el viernes apague el ordenador a las 16:23  y me marché a pasear media hora sin llamadas, sin mensajes, sin clientes, sin prisas y a la vuelta en diez minutos replanifique todo hasta tal punto que pude dejar este post preparadito.

¿Tienes algún método para planificar tu tiempo?, y lo más importante: ¿nos lo quieres contar o no tienes tiempo?.

Un saludo.

( Habilidades Directivas en Mayo 2009)