Colaboraciones·Gestión del tiempo

Mejora tu productividad con el método GTD.

Grupo dirección (Excerpt Thumbnail)Poco después de comenzar con  Habilidades directivas, conocí Optima Infinito, el blog sobre innovación y productividad personal de José Miguel Bolívar.

José Miguel es Licenciado en Ciencias Políticas y Sociología, Master en RRHH, coach y profesor del Centro de Estudios Garrigues. Actualmente es Director Senior de Servicios Compartidos de RRHH para Europa de Life Technologies y un experto en GTD.

Le he pedido que colaborara en el blog explicándonos las bondades del método GTD y esto es lo que nos cuenta….

GTD son las siglas de Getting Things Done, el best-seller mundial publicado por David Allen en 2001 y que a día de hoy se ha traducido a 30 idiomas (“Organízate con Eficacia” en su versión española). GTD es un método, más que un sistema, orientado a la mejora de la productividad personal y la reducción del estrés. Utilizar este método no reducirá tu carga de trabajo pero sí garantiza tener todos los frentes abiertos bajo control, de forma que puedas centrar tu atención en lo que haces sin tener que preocuparte por si se te olvida algo.
Los métodos tradicionales de gestión del tiempo, típicamente basados en prioridades, importancia y urgencia, son insuficientes para los trabajadores del conocimiento y han quedado obsoletos. El motivo es que dichos métodos pasan por alto el hecho de que la aparición de nueva información implica tener que replantearse las prioridades, los objetivos y los recursos, algo que el cerebro humano realiza constantemente de forma inconsciente.
Al ignorar la forma natural de actuar de nuestro cerebro, estos métodos tradicionales son incapaces de proporcionar el alivio necesario a la carga generada por el bombardeo continuo de información, los imprevistos y los cambios de prioridad. La metodología GTD, por el contrario, emula el funcionamiento cerebral y permite llevar a cabo estos ajustes y redefiniciones de forma práctica, dinámica y sencilla.
El principio fundamental de GTD es que la productividad sólo es posible cuando la mente está despejada y opera en sus niveles más altos, estado que los deportistas de élite conocen como “estar en la zona” o “fluir”. Lo opuesto a este estado es el estrés, el cual es resultado de la mala administración de los compromisos que adquirimos constantemente, a menudo de forma inadvertida, con nosotros mismos o con otras personas. Desde esta perspectiva, podríamos decir que GTD es una metodología que enseña cómo gestionar nuestros compromisos a fin de eliminar el estrés.
Algo teóricamente tan sencillo no lo es tanto en la práctica. Peter Drucker, creador del término “trabajador del conocimiento”, afirma que “en el trabajo del conocimiento, la tarea no se supone, sino que ha de determinarse”. Sin embargo, en los sistemas educativos occidentales no se enseña que tienes que pensar en tu trabajo antes de poder hacerlo.
Por este motivo nos comprometemos tan fácilmente a muchas cosas que en realidad no sabemos lo que realmente implican – ni en tiempo ni en esfuerzo – y es precisamente la permanencia en nuestra mente de esos compromisos indefinidos lo que causa el estrés.
Los sistemas tradicionales de organización y gestión del tiempo no funcionan fundamentalmente por dos motivos.
Por una parte, no transforman las tareas en resultados concretos y próximas acciones, lo que las deja como conceptos difusos generadores de incertidumbre y, por tanto, de estrés.
Por otra parte, todos estos sistemas fallan porque en realidad parten de una premisa falsa. No se puede gestionar el tiempo. Lo que sí se puede hacer es decidir a cuál de nuestras próximas acciones que nos hemos comprometido a hacer vamos a dedicar nuestra atención en cada momento.
Para ser productivo sin estar estresado, GTD propone un gran cambio: vaciar la mente. El motivo es que el tiempo que se mantiene algo en la mente y la cantidad de cosas que se hacen al respecto son, por lo general, inversamente proporcionales.
Para vaciar la mente hay que seguir cinco pasos:
1) Recopilar los frentes abiertos en un sistema de recopilación que sea fiable para tu mente, es decir, que tu mente “sepa” que vas a revisar regularmente
2) Procesar periódicamente ese sistema para decidir qué es cada uno de los elementos que contiene y qué hacer con ello (desecharlo, delegarlo, archivarlo, posponerlo, identificar la próxima acción…)
3) Organizar las acciones y proyectos según el momento y contexto en que pueden realizarse
4) Evaluar las acciones organizadas para decidir qué hacer en cada momento en función de las circunstancias en que te encuentras
5) Ejecutar el resultado de nuestra evaluación
Es importante observar que en GTD un proyecto es cualquier actividad que requiera pasos intermedios, sean estos muchos o pocos, sencillos o complejos. Para planificar los proyectos debemos:
* Definir el propósito, es decir, el por qué y el para qué de ese proyecto y hacerlo dentro del marco de referencia de nuestros valores
* Visualizar el resultado que queremos obtener con el mismo
* Generar una tormenta de ideas para maximizar el número de opciones disponibles
* Organizar todos los elementos del plan, es decir, las acciones intermedias que debemos realizar para completar el proyecto
* Identificar la próxima acción o, lo que es lo mismo, por dónde empezar
Finalmente, la metodología GTD se complementa con una serie de revisiones periódicas destinadas a garantizar la fiabilidad permanente del sistema. Estas revisiones permiten además equilibrar el control que brindan los pasos anteriores con una serie de perspectivas a varios niveles, desde el más operativo al más trascendente, asegurando así que el día a día está alineado con nuestros objetivos a largo plazo.
En resumen, la potencia de GTD radica en una serie de hábitos sencillos que se adaptan perfectamente a la forma natural de funcionamiento del cerebro humano y que le permiten operar a su máxima potencia.

Gracias José Miguel.

5 comentarios sobre “Mejora tu productividad con el método GTD.

  1. Es curioso, éste es uno de los libros que tengo en mi “lista de espera” para leer en breve. Gracias por tu post, ya comentaré con más detalle cuando lo haya leído.
    De todas maneras, me resulta interesante los puntos que expones. En relación a esos temas he escrito varios posts. Por ejemplo:

    http://ixem.wordpress.com/2010/11/19/no-podemos-organizar-el-tiempo/
    http://ixem.wordpress.com/2010/09/08/momentos-de-estar-solos/

    O la serie de cuatro posts que empieza con éste:
    http://ixem.wordpress.com/2010/06/07/objetivos-inercias-planes-accion-resultados-14/

    Gracias de nuevo. Seguiré el blog y comentaré cuando lea este libro.
    Un saludo.

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